Søkerveiledning

På denne siden finner du nyttig informasjon for utfylling av søknad om prosjektstøtte fra Stiftelsen Kjell Holm. Her er fire viktige ting før du starter:

  1. For at søknadssiden skal fungere optimalt, anbefaler vi at du bruker Google Chrome nettleser.
  2. I 2019 tar stiftelsen kun mot søknader om prosjektstøtte. Kulturstipend, som man tidligere har kunnet søke om, vil vi selv kunngjøre og dele ut, i samband med at 2019 er jubileumsår for stiftelsen.
  3. Hvis du følger anvisningene som gis under, øker sjansen for at søknaden er korrekt utfylt. Det er derfor lurt å lese denne grundig.
  4. Etter den konkrete veiledningen til utfyllingen, finner du generell informasjon om hvilke typer søknader som vil bli vurdert av stiftelsen, rutiner for varsling om tildeling/avslag og utbetaling, og noen gode råd på veien.

Her er en trinnvis gjennomgang av punktene i søknadsskjemaet:

Navn:

  • Organisasjonens / lagets navn fylles in her, organisasjoner må også være registrert i Brønnøysundregisteret.
  • Personer som søker på egne vegne fyller inn sitt navn her.

Organisasjonsnummer:

  • Organisasjonens / lagets organisasjonsnummer fylles inn her.
  • Personer som har opprettet enkeltmannsforetak fyller inn sitt organisasjonsnummer.

Brukernavn:

  • Alle organisasjoner / lag benytter sitt organisasjonsnummer.
  • Alle personer som ikke har opprettet enkeltmannsforetak, benytter sin personlige e-postadresse.

E-post: skal alltid fylles ut, idet all informasjon om hvorvidt søknaden er blitt godkjent, avslått eller avvist vil bli sendt til denne e-postadressen.

  • Organisasjoner anbefales å opprette personnøytral e-postadresse, uavhengig av mulig skifte i styre/lederskap, f.eks. post@organisasjonsnavn.no
  • Personer anbefales å benytte en varig og godt kjent epostadresse, den vil også følge videre søknader.

Alder / Etableringsår:

  • Alder for personer.
  • Etableringsår for organisasjoner.

Tlf.: Nummeret benyttes til beskjeder og eventuelle avklarende spørsmål og henvendelser.

Adresse: Primært oppgis søkerens adresse, med adressen for prosjektets gjennomføring som eventuell tilleggsinformasjon.

Kontaktperson: krysses av, og vil knyttes til navnet som allerede er oppgitt i søknaden.

Søkesum: (NB! Kun tall)

Formål: Dette besvares kort – maks én setning.

Beskriv formålet: Denne beskrivelsen skal også være kort. Maks tre/fire setninger.

Tidsplan / tidsramme:

  • Denne kan gjerne også omfatte forberedende aktiviteter knyttet til f.eks. konserter, men NB! gjennomføring/avslutning bør ikke ligge svært langt frem i tid.
  • Vær særlig oppmerksom på at godkjente prosjekter som ikke er blitt igangsatt innen ett år etter tildelingen, kan få tildelingen trukket tilbake.

Vi har søkt støtte fra andre kilder:

  • Dette bør krysses av, stiftelsen går normalt ikke inn i prosjekter der den er eneste støttespiller.
  • Andre kilder / beløp oppgis deretter i prosjektets finansieringsplaner / budsjett, som må være i balanse (like store antatte inntekter og utgifter) skal det kunne legges inn.
  • Forventet støtte tildelt fra stiftelsen hører også med i oppsettet.

Søkers kontonummer: Her er satt inn dummy-tall, og søker erstatter disse med organisasjonens eget kontonummer, skrevet i samme format.

Søkers kontonavn: Her skrives kontoeiers / organisasjonens navn.

Behandlingstid: Fra søknadsfristens utløp, vil dette ta 4-6 uker, noe avhengig av antall innkomne søknader.

Finansieringsplan (budsjett)

  • Søkere som allerede har satt opp finansieringsplan (budsjett), utløser [Jeg vil laste opp min finansieringsplan] – og laster den ferdige filen opp som vedlegg
  • Søkere som ønsker å fylle ut søknadens oppsett, utløser [Jeg vil fylle inn min finansieringsplan] og legger de innhentede tallene inn i skjemaet før lagring.
  • Begge disse oppsettene krever at budsjettet (finansieringsplanen) er i balanse.

Informasjon om personopplysninger og deres lagring:

Innsending av søknad: Søknaden kan ikke sendes inn før alle påkrevde felter er korrekt utfylt og lagret. Husk for eksempel at finansieringsplan/budsjett må gå i balanse.

Etter tildelingsmøtet:

  • Når tildelingsmøtet er avsluttet, vil resultatet bli offentliggjort på stiftelsens nettsider, og ved pressemeldinger sendt til byens media-kanaler.
  • Navn på mottakere og prosjekt offentliggjøres, men ikke de tildelte beløp.
  • Alle søkere får omgående svar via eposter til oppgitt epostadresse, enten de har fått tildelt full/delvis støtte, eller har fått avslag / er blitt avvist.
  • Søkere som får avslag, nådde dessverre ikke opp i denne runden, eller de kan ha svært ufullstendige finansieringsplaner, eller prosjektet kan være preget av påfallende svak gjennomføringskraft.
  • Stiftelsen Kjell Holm følger samme praksis som andre tildelende stiftelser, ved at enkeltavslag ikke begrunnes eller kommenteres.
  • Avviste søkere, blir avvist på grunn av manglende innsendt sluttrapport etter tidligere tildeling. Slike søknader blir ikke med i vurderingsrunden.

Utbetaling av tildelt støtte:

  • Søkere som mottar delvis støtte til et prosjekt, bør selv gjøre en ny vurdering om den vedtatte tildelingen er tilstrekkelig til at prosjektet kan gjennomføres, og eventuelt gjennomføre nødvendige justeringer for å få dette til.
  • Hvis forutsetningene synes å være på plass, går søkeren tilbake til ‘Min side’, fyller ut starttidspunkt og tidspunkt for antatt fullført prosjekt, før anmodning om utbetaling utløses.
  • Det minnes om at det ikke er anledning til å benytte tildelte midler til andre formål enn det som søknaden beskriver.
  • Skulle det ha oppstått betydelige vansker, er det bedre ikke å anmode om utbetaling, og heller si fra at prosjektet dessverre ikke blir noe av i denne omgang, enn i ettertid å måtte tilbakebetale utbetalte prosjektmidler.

Sluttrapport:

  • Etter fullført prosjekt, er søker forpliktet til å sende inn en sluttrapport (se generell informasjon om ‘Forpliktelser’), og denne kan kun sendes via ‘Min side’ og Sluttrapport.
  • Sluttrapporten skal inneholde et sluttregnskap som viser hvordan de tildelte midler er anvendt, en beskrivelse av oppnåelsesgrad, antall besøkende, antall deltakere, o.l. Legg gjerne ved bilder som stiftelsen kan bruke i sine publikasjoner.
  • Hvis et prosjekt har så lang horisont at det kan gå mer enn ‘normalt’ lenge før sluttrapport kan innsendes, anbefales at en Mellomrapport, som viser at prosjektet er i godt gjenge, sendes inn gjennom samme kanal (‘Min side’) som Sluttrapporten.
  • Den som planlegger å sende ny søknad, må sørge for at et foreløpig sluttregnskap fra forrige prosjekt er innsendt i så god tid som mulig, før neste søknadsfrist, ellers vil ny søknad risikere å bli avvist = ikke tatt med i vurderingsrunden.
  • Det hender noen ganger at prosjekter av forskjellige årsaker har begrenset suksess, sammenlignet med forventningene, noe som en ikke bare bør snu ryggen til.
  • Det er uansett viktig for stiftelsen at søkere er villig til å se nærmere på eventuelle årsaker og mulige endringer, slik at det ligger an til erfaringsbygging, både for søker og stiftelse, når det gjelder å vurdere hva som er mulig, når, hvordan og til hvilken pris. Dette kan også være av verdi i en Sluttrapport.  

GENERELL INFORMASJON

Bakgrunn:

  • Stiftelsen Kjell Holm støtter og utvikler kulturelle og/eller samfunnsgagnlige tiltak i stifterens fødeby Ålesund.
  • Stiftelsen ønsker å bidra til at Ålesund blir en bedre by å bo i, og er særlig innstilt på å støtte aktiviteter som bidrar til å skape liv i byens sentrum.

Begrensninger:

  • Stiftelsens overskudd kan, etter at bestemte avsetninger er foretatt, fordeles på ett eller flere beløp som tilskudd til prosjekter eller tiltak som styret godkjenner.
  • Stiftelsen tar KUN imot søknader to ganger pr år: 1. mars og 1. oktober, begge datoer med en siste frist kl 15.00. Behandlingstiden er 4-6 uker fra fristens utløp.
  • Godkjenning blir gitt etter vurdering av innsendte søknader, og det vil forekomme variasjoner både i beløpstørrelse og i antall godkjente søknader.
  • Stiftelsen ønsker ikke å overta kommunens plikter, men å bidra til det lille ekstra, gjøre en forskjell, yte støtte til prosjekter som ellers ikke ville ha blitt noe av.

Forpliktelser:

  • Tildeling av midler blir gjort i tråd med søknadens prosjektbeskrivelse, og det er ikke anledning til å endre denne etter at tildelingen er foretatt.
  • Skulle prosjektet bli utsatt, eller av andre grunner ikke gjennomføres, bortfaller tildelingen.
  • Søkere som har mottatt godkjenning / midler, plikter å sende inn Sluttrapport som viser at prosjektet er gjennomført, og at utbetalte midler er benyttet til det omsøkte tiltaket.
  • Søkere som ikke får gjennomført planlagte prosjekter, plikter å melde fra om dette, og eventuelle tildelte midler tilbakeføres.

Kontakt og rapportering:

  • All informasjon knyttet til søknader, inkludert finansieringsplan og senere sluttrapport, må legges ved søknadsskjemaet og sendes inn via ‘Min side’.
  • Separate eposter eller vanlige postsendinger vil ikke bli registrert, og det er særlig viktig at sluttrapporter er innsendt via ‘Min side’, hvis en har tenkt å søke igjen.
  • Søknader som kommer inn, vil bli avvist og ikke vurdert, hvis Sluttrapport fra tidligere tildelinger ikke foreligger i god tid før fristen for å levere nye søknader er utløpt.
  • Henvendelser til stiftelsen angående problemer eller annet knyttet til søknader må alltid inneholde det prosjektnummer som er blitt tildelt ved innsending av søknad.
  • Det er frivillig å registrere seg som bruker og å søke støtte fra Stiftelsen Kjell Holm. Dersom man ikke ønsker å oppgi opplysninger som kreves for behandlingen av søknadene, vil søknaden vurderes som ufullstendig og kan ikke bli behandlet.

Lykke til!
Med vennlig hilsen
Stiftelsen Kjell Holm