Stiftelsen og personopplysinger

Her kan du lese hvordan Stiftelsen Kjell Holm håndterer personopplysninger, i tråd med GDPR-reglementet som trådte i kraft i juli i år.

 

 

1. Innledning

Stiftelsen Kjell Holm, Molovegen 12, 6004 Ålesund, er behandlingsansvarlig for registering av personopplysninger i forbindelse med den realiseringen av formålet som er å støtte og utvikle kulturelle tiltak, i første rekke knyttet til stifterens fødeby Ålesund.

Stiftelsen behandler personopplysningene i samsvar med den til enhver tid gjeldende personvernlovgivning. Regelverket skal beskytte personer mot misbruk av personopplysninger.

Stiftelsen er opptatt av personvernet til personer hvor Stiftelsen har registrert personopplysninger, og dette kan være

• Kontaktpersoner hos organisasjoner som søker om støtte til prosjekter
• Søkere om kulturstipend til egen videreutvikling eller kompetanseøkning
• Personer eller grupper som utpekes som mottakere av stiftelsens egen kulturpris

For å sikre at personopplysningene håndteres på en sikker og forsvarlig måte har vi etablert følgende retningslinjer.

2. Formålet med behandlingen

For å kunne administrere arbeidet med stiftelsens formål og dens aktiviteter må stiftelsen behandle visse personopplysninger. Vi benytter personopplysninger kun til følgende formål:

• å påse at søker og søknaden er i tråd med stiftelsens formål
• å kunne kontakte personer som har søkt stipend eller støtte fra stiftelsen
• å oppfylle regnskapslovens krav om oppbevaring av informasjon om egen virksomhet

 

3. Hvilke personopplysninger behandles

Kun personopplysninger som er nødvendig for å gjennomføre formålet og virksomheten blir arkivert i stiftelsens system.  For søkere om kulturstipend innhentes og oppbevares kontaktinformasjon som e-postadresser og telefonnummer, samt kontonummer. Det samme gjelder for mottakere av stiftelsens kulturpris. For søknader om prosjektstøtte fra lag og organisasjoner innhentes og oppbevares navn og kontaktinformasjon for de oppgitte kontaktpersoner.

4. Behandlingsgrunnlag

Stiftelsen har behov for å innhente et minimum av opplysninger om søkeren for å kunne vurdere søknader om støtte opp mot vedtektene i stiftelsen. Det rettslige grunnlaget er hjemlet i GDPR, artikkel 6 a; spesifikt formål.

Stiftelsen mottar samtykke fra personer, hvor personopplysninger er lagret hos Stiftelsen, gjennom en konkret aksept fra personen under innsending av søknader om støtte / stipend, basert på Stiftelsens vilkår for samhandling.

5. Sikkerhet

Stiftelsen vil kontinuerlig påse at personopplysninger ikke blir misbrukt, og at de er korrekte.

6. Personopplysninger til tredjeparter

Stiftelsen kan gi tredjeparter tilgang til personopplysninger i de tilfeller der det er nødvendig for å gjennomføre formålet.

Stiftelsen inngår databehandleravtaler med underleverandører som dermed kan få tilgang til personopplysninger. Disse tredjeparter vil ikke kunne benytte slike personopplysninger til andre formål enn det som er avtalt med Stiftelsen.

7. Rettigheter / innsyn

Personer hvor personopplysninger er lagret hos Stiftelsen, kan kreve innsyn i opplysningene, og kreve retting eller sletting av personopplysninger, herunder be om begrenset bruk av personopplysninger, samt protestere mot bruken av dem.

Henvendelser om innsyn i hvilke personopplysninger Stiftelsen har lagret kan sendes til:

Sekretariat@stiftelsenkjellholm.no

Personer hvor personopplysninger er lagret hos Stiftelsen har rett til å klage til Datatilsynet dersom de mener Stiftelsen behandler personopplysningene i strid med personvernreglene.

8. Oppbevaring og sletting av personopplysninger

Stiftelsen vil aldri omsette eller på annen måte gi tredjepart innsyn i slike opplysninger utover de tilfeller som er nevnt i punkt 6, med mindre det dreier seg om for eksempel forskningsoppgaver knyttet til kultur, eller andre tiltak som er med på å styrke stiftelsens legitime interesser.

Stiftelsen oppbevarer ikke personopplysninger lengre enn det som er nødvendig for å administrere og gjennomføre formålet, deri opptatt utarbeidelsen av historiske oversikter som viser hvilke områder stiftelsens over tid har vært opptatt av å støtte og utvikle. Stiftelsen kan også etter lov være pålagt å lagre opplysninger, for eksempel ifølge regnskapslovgivningen.

Søkere kan be om sletting av profilen på Min Side, og all data vil anonymiseres slik at historikk kan opprettholdes. Det vil ikke være mulig å slette en bruker som har fått innvilget søknad, og hvor støtte er innvilget for mindre enn 5 år siden.

Avslåtte søknader eldre enn 5 år blir anonymisert. Innvilgede søknader med tilhørende rapport hvor rapport er godkjent for mer enn 5 år siden blir anonymisert

9. Frivillighet

Det er frivillig å registrere seg som bruker og å søke støtte fra Stiftelsen Kjell Holm. Dersom man ikke ønsker å oppgi opplysninger som kreves for behandlingen av søknaden, vil det medføre at søknaden vurderes som ufullstendig og ikke behandles.